Laptop, tablet, smartphone aziendali pronti all’uso non è un processo banale. Chiedetelo al vostro IT manager!

Un nuovo posto di lavoro, nuovi colleghi, computer e smartphone aziendali, tutto cosi nuovo ed eccitante, ma cosa succede ogni volta che una azienda accoglie l’ultimo acquisto della propria scuderia?
Prima ancora di iniziare il nuovo lavoro, l’azienda attiva un processo per il quale il nuovo assunto viene profilato in modo da potergli assegnare tutti gli strumenti di cui avrà bisogno per lavorare.

In particolare oggi mi voglio soffermare su quello che definiremo il “kit digitale”, che comprende tutti gli strumenti hardware e software di cui la nostra matricola avrà necessità per svolgere il suo lavoro. Voglio mostrarvi il dietro le quinte dell’IT manager, e quello che fa prima che cali il sipario luminoso dei devices con l’accensione.

COME VIENE GESTITO IL TUO KIT DIGITALE IN AZIENDA

Proprio come per il primo giorno di scuola, quando si arriva in una nuova azienda, la prima cosa da fare è ritirare il proprio kit digitale.

L’hardware pronto all’uso: laptop, cellulare e tablet.

In tutte le aziende, piccole o grandi che siano, il processo di preparazione dei dispositivi da destinare ai dipendenti inizia molto prima dell’arrivo in azienda.

Esistono realtà più strutturate e altre meno complesse, aziende che muovono tanti pc al giorno e chi ne gestisce pochi per volta, ma il punto di partenza sei sempre tu e il ruolo che svolgerai.

Si esatto, proprio tu, il ruolo che avrai all’interno della nuova azienda è centrale, infatti, è in base a questo che viene definita la policy del tuo hardware.

Ora mi spiego meglio. Per governare il ciclo del hardware ogni azienda affronta queste fasi:

• la progettazione delle policy, ovvero le regole suddivise per funzione aziendale e ruolo;
• la gestione operativa, cioè la configurazione dei dispositivi dal settaggio dell’account, all’installazione delle app necessarie per il tuo lavoro;
• la programmazione della consegna, generalmente dovrebbe coincidere con il tuo primo giorno di lavoro e l’inizio dell’assistenza per tutta la durata del rapporto di lavoro.

Ecco le 3 domande a cui deve rispondere un buon IT Manager

1. Il nuovo collega in quale funzione è collocato?

2. In base al ruolo quali sono le informazioni aziendali a cui può avere accesso?

3. Quali restrizioni vanno previste?

Questi sono i 3 aspetti fondamentali che ogni dipartimento IT si pone per elaborare una policy che sia in grado di calzare i panni del nuovo collega, che permetta da una parte di agevolare il lavoro con il supporto del digitale e dall’altra di tutelare l’azienda.

Non di rado capita che i dispositivi da gestire non siano in sede, in questi casi l’azienda apre quello che in gergo tecnico viene definito un “buffer”, uno spazio su una piattaforma logistica avanzata dove vengono stoccati i pc, tablet e cellulari.

La presenza di un’area configuration permette all’IT Manager di inviare la richiesta di preparazione, dando le specifiche dell’utente e seconda del profilo viene caricata l’immagine o ghost coerente con la mansione aziendale.

CHE COS’È UN GHOST?

Non è il film con Patrick Swayze, la battuta è certamente scontata, ma l’intento era strapparti un sorriso mentre leggi questo articolo.

Si tratta di fatto una clonazione di un pc della tua stessa funzione aziendale che ha tutti i programmi, caricando il ghost si velocizza di molto il processo di preparazione del tuo pc.

No, nessun dato dell’utente prima di te è stato trasferito, si tratta di un’immagine master, così si chiama, la sorgente da cui tutti i pc vengono poi configurati correttamente.

Dal momento della consegna in poi i dati che produrrai con il tuo hardware seguiranno le policy aziendali, ovvero le regole salvataggio nelle share di rete, cartelle in cloud, possibilità o meno di salvare su dispostivi esterni come chiavette usb e così via.

KIT DIGITALE = PROCESSO STRUTTURATO DELL’IT MANAGER

Quando si riceve il kit digitale aziendale non si colgono tutte le fasi che ci sono volute perché arrivasse sulla tua scrivania.

Conoscendo bene il processo, vi ho voluto spoilerare un pochino le fasi che gestiamo tutti i giorni per tanti dispositivi.

Supportiamo IT Manager di grandi e piccole aziende tutti i giorni per fare in modo che tutto avvenga sotto il nostro attento controllo e supervisione.

Ritiriamo le quantità previste dalla piattaforma di distribuzione IT, oppure preleviamo dal buffer che il cliente ha riservato all’interno della nostra logistica, poi configuriamo il lotto previsto.

Abbiamo ben 3 aree dedicate e attrezzate, a volte basta attivarne solo una, invece quando i numeri aumentano vengono attivate tutte e tre contemporaneamente per mantenere la produttività media giornaliera.

A seconda del dispositivo ci si impiega dai 30 minuti alle 2 ore per configurarne uno, il vero punto è stare al passo con le richieste degli IT Manager, quando parte un progetto è quasi sempre tutto urgente.

Durante il percorso di preparazione, facciamo anche una prima parte di inventory, ovvero associamo il serial number del hardware all’utente, lo stesso vale per sim prensenti nei tablet o nel cellullare.

Questa attività è molto utile e molto apprezzata dall’IT Manager che ha la mappatura utente e dispositivi, che servirà per la parte di assistenza tecnica.

Infine, programmiamo la consegna, nel giorno e orario stabilito e con il nostro tecnico on site supportiamo il reparto IT interno per “battezzare tecnologicamente” il nuovo arrivato.

Nunzio Settimo
Information Systems Manager